Pour un usage optimal et partagé de vos logiciels, nous rédigeons sa documentation et plus largement les procédures des tâches les plus stratégiques de votre entreprise.
Documentation en ligne
Il s’agit de la documentation directement disponible dans votre logiciel et qui s’adresse à ses utilisateurs. Accessible en cliquant sur le menu Aide, elle décrit les fonctionnalités de votre logiciel. L’aide en ligne s’avère particulièrement utile pour les nouveaux utilisateurs qui n’ont pas reçu de formation préalable sur le logiciel.
A la fabrication d’un logiciel sur-mesure, nous proposons aux clients qui le souhaitent, la documentation en ligne partielle ou complète des fonctionnalités que nous développons.
En incluant à votre logiciel une documentation en ligne, vous avez la garantie que la documentation consultée par les utilisateurs est la dernière version publiée à jour.
Veuillez nous contacter pour en savoir plus.
Procédures métier
Les procédures métier dépassent le cadre d’un seul logiciel et visent à documenter dans leur ensemble, les tâches métier de l’entreprise les plus stratégiques.
Prenons l’exemple d’une prise d’appel à l’accueil d’une entreprise. La documentation de la procédure métier « Prise d’un appel à l’accueil » pourrait commencer comme suit :
- Au décrochage du combiné téléphonique, l’employé s’annonce via la formule d’accueil suivante : « Bonjour, entreprise X à Béziers, Mélissa à votre écoute… »,
- Après écoute de l’interlocuteur, si sa demande concerne :
- Une prise de rendez-vous : depuis le logiciel A, aller au menu « Rendez-vous », cliquer le bouton « Nouveau … » et enregistrer les coordonnées du client …
- Le paiement d’une facture fournisseur : transférer l’appel au service Comptabilité en pressant la touche TRANSFERT du téléphone suivi de la touche « 3 – Comptabilité ».
- …
Vous constaterez aisément à travers cet exemple l’intérêt d’une procédure métier. Elle permet tout d’abord à tout nouvel employé d’occuper un poste de l’entreprise sans improvisation mais en suivant les consignes définies par l’entreprise.
D’autre part, elle concoure à élever la qualité de service offerte par l’entreprise et à améliorer son image de marque.
Nous sommes en capacité de vous accompagner dans la rédaction de vos procédures métier.
Pour plus d’informations, veuillez nous contacter.
Publication des procédures
Plusieurs scénarios sont possibles pour partager avec vos employés les procédures métier de votre entreprise.
Si vous disposez d’un intranet, il s’agit alors de l’espace de partage le plus approprié pour publier vos procédures.
En revanche, si vous ne disposez que d’un serveur de fichiers, alors vos procédures peuvent y être déposées selon une arborescence de répertoires adaptée.
Une dernière alternative enfin peut consister à publier les procédures dans un logiciel qui prévoit un espace de partage de documents. A condition bien-sûr que ce dernier soit utilisé par le plus grand nombre d’employés.
Pour ce qui est du format que doit revêtir une procédure métier, il peut s’agir d’un format PDF ou d’un format internet (page web de type HTML avec fonction de recherche).
Si vous cherchez une solution pour la publication de vos procédures métier, n’hésitez pas à nous contacter.
Rédaction et actualisation des procédures
Nous rédigeons pour vous les procédures métier de votre entreprise.
Bien entendu, votre métier et votre organisation évoluent dans le temps et il s’avère nécessaire d’actualiser vos procédures périodiquement.
Vous pouvez nous confier l’actualisation de vos procédures ou choisir de les actualiser directement en interne selon la forme de publication retenue.
Veuillez nous contacter pour tout complément d’informations.