Depuis le 1er janvier 2018, les logiciels d’enregistrement de factures de vente et de règlements clients doivent se conformer à la loi anti-fraude à la TVA instaurée dans le cadre de la loi des finances pour 2016 (voir publication officielle sur le site https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/10691-PGP.html/identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20180704).
Cette page tente de mettre aux clairs les obligations à respecter dans le cadre de cette mesure et les changements apportés à notre solution de gestion commerciale pour répondre à ses exigences.
Public concerné
Toute personne physique ou morale de droit privé ou public :
- Assujettie à la TVA. Selon la décision du ministre de l’action et comptes publics du 15 juin 2017, seraient exclus du dispositif :
- § Les entreprises exerçant sous le régime de la franchise de TVA (notamment les auto-entrepreneurs) ou qui effectuent des opérations exonérées de TVA.
- § Les entreprises ne réalisant des ventes qu’auprès d’autres professionnels également assujettis à la TVA (opérations « B to B »),
- Qui enregistre elle-même dans un logiciel les ventes et règlements de ses clients. Ne sont donc pas concernées les entreprises qui enregistrent leurs ventes et règlement sur un livre papier.
Logiciels visés par la loi anti-fraude à la TVA
- Les logiciels d’enregistrement de factures de ventes et de règlements clients.
- Les logiciels intégrés à une caisse enregistreuse.
- Les logiciels commerciaux, « libres » (code source disponible) et développés en interne (par l’entreprise elle-même).
- Les logiciels installés sur un ordinateur de l’entreprise ou accessibles « en ligne » sur internet.
Un certificat ou une attestation individuelle doit être remis à l’administration fiscale en cas de contrôle pour justifier que le logiciel utilisé se conforme au dispositif de la loi de lutte contre la fraude à la TVA.
Données concernées
- Les opérations de vente incluant l’émission d’une note, ticket ou facture,
- Les données liées à la perception immédiate ou différée du paiement en contrepartie de la vente.
- Y compris dans le cas de simulations ou de tests (module de type « école » ou « test »).
Il est à noter que les données d’écritures comptables ont été volontairement omises de la liste des données concernées présentées ci-dessus car la solution PMC Logiciels ne comprend aucune fonction d’enregistrement des écritures comptables en vue de l’établissement des livres comptables (livre-journal, grand livre et livre d’inventaire).
Conditions légales à respecter
Quatre conditions générales sont à respecter par le logiciel pour permettre à l’administration fiscale d’accéder et contrôler l’ensemble des données enregistrées dans le périmètre du dispositif :
- Inaltérabilité : il s’agit de garantir que toutes données relatives aux règlements des clients soient enregistrées dans leur état d’origine. Autrement dit, toute correction à la hausse ou à la baisse d’un règlement ou toute annulation de règlement doit faire l’objet d’une opération de compensation négative ou positive en vue de préserver les données d’origine et ainsi permettre à l’administration fiscale de distinguer clairement les données d’origine du règlement de celles correspondant à des corrections.
- Sécurisation : cette condition consiste à garantir que les données enregistrées initialement n’ont pas été par la suite altérées et de pouvoir pister dans le logiciel toutes modifications apportées aux données d’origine des ventes et des règlements. D’autre part d’identifier clairement les données fictives produites dans le logiciel dans le cadre de formations ou de tests, y compris pour les pièces justificatives émises dans ce contexte (filigrane « factice » ou « simulation »). La personne portant la responsabilité des données produites par les utilisateurs du logiciel dans ce contexte de test ou formation doit être identifiée.
- Conservation : Cette condition stipule que le logiciel doit prévoir un mécanisme de clôture des données à la fin de chaque exercice comptable en vue d’empêcher toute création de données de ventes et de règlements sur la période clôturée.
- Archivage : Il s’agit pour cette dernière condition de pouvoir générer une archive horodatée des données clôturées d’un exercice comptable en vue de pouvoir les présenter à l’administration fiscale en cas de contrôle. La durée légale de conservation de ces archives est de 6 ans. Chaque opération d’archivage doit être pistée par le logiciel.
Application de la loi anti-fraude fraude à la solution PMC Logiciels
Le logiciel de Gestion Commerciale PMC Logiciels répond aux 4 conditions du dispositif de lutte contre la fraude à la TVA par :
- La consignation des données d’origine de vente et de règlement dans un espace de stockage dédié dans lequel ces données sont signées et chaînées pour rendre leur altération la plus difficile possible (§ 1. Condition d’inaltérabilité 80 et 120, § 2. Condition de sécurisation 130 et 140).
- L’interdiction de modifier ou supprimer directement les données d’origine de vente et de règlement. Seule une annulation de données de vente et de règlements et autorisée en vue de corriger les éventuelles erreurs de saisie. L’annulation se matérialise par l’enregistrement (« opération négative ») de nouvelles données différentes et séparées des données d’origine à annuler (§ 1. Condition d’inaltérabilité 90).
- Le pistage systématique des opérations de vente et de règlement permettant d’identifier à la seconde près les utilisateurs qui en sont à l’origine ainsi que le détail des données modifiées avant et après l’opération (§ 1. Condition d’inaltérabilité 100).
- Le marquage systématique des documents (impression filigrane « FACTICE ») et données (identité du responsable) de vente et de règlement produits dans un contexte d’utilisation du logiciel pour formations, tests ou démonstration (§ 2. Condition de sécurisation 150).
- L’absence de tout mécanisme de purge des données, documents et archives garantissant leur « conservation à vie » (§ 3. Condition de conservation 180 à 200 et § 4. Condition d’archivage 250 et 260).
- La clôture annuelle des ventes et règlements interdisant toute création de données de vente et de règlements sur une période clôturée et archivée (§ 3. Condition de conservation 160).
- L’archivage des données de vente et de règlement de la période annuelle clôturée par la génération d’une archive horodatée conservée « à vie » dans le logiciel (§ 3. Condition de conservation 200) et téléchargeable à la demande (§ 4. Condition d’archivage 220, § 3. Condition de conservation 180 et 190). Chaque opération d’archivage est tracée dans le logiciel (§ 4. Condition d’archivage 240).
- L’accès simplifié aux données archivées du logiciel en cas de contrôle par l’administration fiscale. Chaque archive est accompagnée d’une notice explicative décrivant précisément la structure et le format des fichiers de données qu’elle contient (§ 4. Condition d’archivage 230).
A noter que la solution de Gestion Commerciale PMC Logiciels :
- Ne permet pas d’enregistrer les écritures comptables concourant à l’établissement de livres comptables. De ce fait, le point § 1. Condition d’inaltérabilité 110 ne s’applique qu’au seul logiciel comptable utilisé pour l’établissement des comptes annuels (il s’agit généralement du logiciel utilisé par l’expert comptable quand l’établissement de la déclaration fiscale lui est confiée).
- N’est pas un système de caisse enregistreuse destiné aux commerçants. Il n’est de ce fait pas concerné par les points § 3. Condition de conservation 170 et 210. Les paragraphes suivants et les annexes du document présentent et illustrent les fonctionnalités de la solution PMC Logiciels qui contribuent à répondre aux 4 conditions du dispositif de lutte contre la fraude à la TVA.
Inaltérabilité
Le principe d’inaltérabilité des données de règlements ainsi que des données de ventes à l’origine des règlements est garantie dans la solution de Gestion Commerciale « PMC Logiciels » par les fonctionnalités suivantes.
- Enregistrement sécurisé des données d’origine de vente et règlement dans un espace de stockage créé spécifiquement pour les besoins de contrôle fiscal (tables de base de données spécifiques). Ces données sont signées numériquement et chaînées entre-elles pour détecter toute éventuelle modification frauduleuse. Elles sont horodatées à la seconde près et l’utilisateur à l’origine de leur enregistrement est identifié. Les données de vente et de règlement couvertes par cet enregistrement sécurisé sont celles des :
- Devis transmis au client,
- Devis acceptés par le client (commande),
- Devis refusés par le client
- Les bons de livraison remis au client
- Les factures de vente transmises au client
- Les règlements reçus des clients
- Les dépôts de chèques à la banque
- Enregistrement sécurisé des données d’annulation ou de correction des données d’origine de vente et de règlement. Ces données d’annulation ou correction sont distinctes des données d’origine qu’elles corrigent ou annulent. Elles sont également signées numériquement, chaînées entre-elles, horodatées et l’auteur authentifié. Les données d’annulation ou correction en question sont générées suite à l’une des opérations suivantes :
- Annulation d’un devis
- Annulation d’un bon de livraison
- Annulation partielle ou totale d’une facture transmise ou payée
- Annulation d’un règlement
- Annulation d’un dépôt de chèques
- Génération des documents de vente au format PDF dans une version unique non modifiable et non supprimable. Ces documents de vente sont :
- Les devis transmis au client,
- Les bons de livraison remis au client
- Les factures de vente (factures de doit et factures d’avoir).
- Les bordereaux de dépôt de chèques à la banque.
Il est également important de souligner que le logiciel interdit :
- Toute modification de documents de ventes et données associées : seule est autorisée après une opération d’annulation, la création d’un nouveau document de vente incluant les corrections à apporter au document de vente original. Dans ce cas, la référence ou le numéro du nouveau document de vente diffère obligatoirement du document d’origine nécessitant une correction.
- Toute suppression de documents de vente transmis au client et données associées. Seules sont autorisées les opérations d’annulation (y compris partielle dans le cas des factures de vente) prévues par le logiciel qui garantissent la préservation des données d’origine du document de vente.
Sécurisation
La solution de Gestion Commerciale PMC Logiciels se conforme à la condition de sécurisation à travers :
- Sa fonction de piste d’audit logicielle qui retrace en détail toute opération sur les données de vente et de règlement.
- Dans un contexte d’utilisation du logiciel pour des tests, de la formation ou une démonstration :
- L’impression systématique d’un filigrane sur les documents de vente créés,
- L’enregistrement parmi les données de vente et de règlements créées, du nom de la personne sous la responsabilité de laquelle le logiciel est utilisé.
Conservation
La condition de conservation des données est remplie par la fonction de clôture annuelle des données de vente contenues dans le logiciel.
Cette fonction consiste à bloquer toute création de ventes ou de règlements sur la période clôturée.
Après clôture, les données de la période clôturée continuent à être consultables à la demande dans le logiciel. Le mécanisme de clôture intègre l’archivage des données clôturées comme précisé au paragraphe suivant.
Archivage
L’archivage des données consiste à produire une archive physique horodatée contenant les données clôturées pour une période annuelle.
Cette archive comprend les données suivantes :
- Les données d’origine sécurisées sous la forme de cinq fichiers au format CSV contenant chacun les données des devis, bons de livraison, factures, règlements et dépôts de chèque, y compris les données de corrections ou d’annulations pour la période clôturée. Ces données comprennent la signature numérique des données, le chaînage avec la ligne de données précédente, leur horodatage et l’auteur qui les a produites.
- Les documents de vente générés au format PDF sur la période clôturée : il s’agit des devis, bons de livraisons, factures de ventes (factures de doit et factures d’avoir) et bordereaux de dépôt de chèques.
- La piste d’audit au format CSV de toutes les opérations réalisées sur l’ensemble des données du logiciel pour la période clôturée.
- La notice descriptive du contenu de l’archive au format PDF : cette notice fournit pour chaque fichier contenu dans l’archive, leur format et les outils ou standards requis pour lire leur contenu.
L’archivage est réalisé automatiquement lors d’une clôture annuelle. L’archive correspondante est généré au format ZIP et son nom comprend l’horodatage de sa fabrication. Elle est conservée par le logiciel mais peut être téléchargée à la demande pour stockage sur tout support physique externe (clé USB, disque optique, disque dur externe…) et lors d’un contrôle fiscal.
Les archives sont conservées « à vie » dans le logiciel.