Le planning de ressources

Les ressources affichées sur la gauche sont généralement des employés de l’entreprise, des biens mobiliers (véhicule, outillage) ou immobiliers (chambre, chalet, bungalow, salle de réunion, place de parking).

Vous pouvez choisir de regrouper par catégorie les ressources quand elles sont nombreuses. Par exemple en regroupant le personnel par compétence, agence ou service.
Dans le cas où les ressources sont des chambres, le regroupement par étage ou encore par nombre de places d’hébergement est souvent celui retenu.

En complément de la colonne d’affichage du nom des ressources, plusieurs colonnes supplémentaires peuvent être ajoutées sur la droite pour présenter d’autres informations utiles. Par exemple, le nombre d’heures planifiées pour la ressource et la journée, la semaine ou le mois.

Des informations complémentaires peuvent être renseignées pour une ressource telles que le nom, prénom, les compétences etc.
En particulier les dates de début et de fin de validité qui conditionnent la visibilité de la ressource ou non sur la plage de temps d’affichage du planning.

Enfin, les ressources sont ajoutées au planning depuis une page de l’application dédiée à la gestion des ressources ou encore directement depuis le planning.

Les tâches sont représentées par des barres horizontales d’une longueur proportionnelle à leur durée. Selon la précision de planification souhaitée, une tâche peut durer au minimum une heure, une demi-journée ou une journée entière.

Elles sont affectées aux ressources depuis le volet de droite de différentes manières.
Par exemple en cliquant directement sur le planning, au croisement d’un jour et d’une ressource.
Ou encore par un clic du bouton d’ajout d’une nouvelle tâche.
Il est même possible d’affecter une tâche à partir d’une liste de tâches, de projets ou chantiers par un glisser / déposer à la souris.

Les tâches, une fois ajoutées, sont aisément déplacées, redimensionnées ou encore réaffectées à une autre ressource à l’aide la souris (ou au doigt sur un écran tactile).

Un intitulé est affiché sur chaque barre de tâche (par exemple « Congés payés » ou « M. ROBERT ») et sa couleur est personnalisable (par exemple la couleur rouge pour la planification des absences).

Une infobulle affichée au survol à la souris d’une tâche offre une affichage plus complet.

Le planning de ressources sur-mesure s’affiche selon une échelle de temps à la journée, à la semaine ou au mois selon le niveau de précision souhaité.

En effet, un affichage à la journée permet de planifier à l’heure près une tâche.

Un affichage à la semaine convient très bien pour planifier des tâches à la journée.

L’affichage d’un mois complet quant à lui offre une vue d’ensemble des tâches planifiées, notamment pour identifier les périodes disponibles pour toutes nouvelles planifications.

Les applications que nous fabriquons sont multi-utilisateurs et utilisables en mobilité sur smartphone, tablette ou ordinateur.

De ce fait, les ressources humaines (employés, ouvriers, techniciens) enregistrées au planning peuvent visualiser leurs tâches du jour ou de la semaine en se connectant à l’application de planning depuis leur smartphone via leur compte utilisateur personnel.

D’autre part, la ressource peut interagir avec le planning de nombreuses manières via son compte utilisateur et :

• Visualiser les documents et photos joints à une tâche,
• Saisir des commentaires sur les tâches effectuées,
• Prendre des photos sur les travaux réalisés et les joindre à la tâche,
• Envoyer des messages instantanés au service RH (demande de congés, signalement d’absence, …),
• Appeler le client d’un simple clic si la tâche implique une relation avec un client,
• Ou encore afficher en un clic l’itinéraire routier pour se rendre sur le site où la tâche est à réaliser.

Le planning des ressources peut être projeté sur grand écran dans différents locaux de l’entreprise. Par exemple dans un entrepôt ou un atelier.

Le planning est généralement projeté en affichage plein écran pour la journée en cours, voire pour la semaine entière.

Un mécanisme d’actualisation automatique peut être mis en oeuvre pour que le planning soit à jour et calé sur le jour courant.

Le planificateur peut joindre à une tâche des photos et documents en vue de les partager avec les employés qui consultent le planning.

De la même manière, la ressource humaine peut si besoin joindre à une tâche qui lui est affectée, des photos des travaux qu’il a réalisés.

Si les tâches planifiées sont en lien avec un client (travaux, intervention SAV, réservation d’une chambre d’hôtel, location d’un véhicule, etc.), alors ses informations de contact (téléphone et adresse postale) peuvent être renseignées en vue de les partager avec la ressource.

Ainsi, la ressource peut par exemple appeler d’un simple clic le client ou demander un itinéraire routier pour se rendre sur le chantier.

Il s’agit d’afficher à l’écran ou d’éditer des rapports au format PDF faisant la synthèse du temps planifié par ressource, par période, par client, par contrat, commande ou tout autre critère d’analyse pertinent.

Cette synthèse du temps planifié est particulièrement utile pour la préparation des bulletins de salaires, le suivi des absences et congés ou encore pour piloter les chantiers et projets en veillant à ne pas dépasser la charge prévue à la commande.

Une autre fonctionnalité appréciée consiste à envoyer automatiquement au client un rappel par SMS ou email, de l’intervention qui aura lieu chez lui.

Ce rappel est généralement envoyé la veille de l’intervention ou le vendredi pour la semaine suivante.

Ainsi, le client peut prévenir l’entreprise en cas d’indisponibilité pour éviter tout déplacement inutile et coûteux des techniciens.

Le logiciel de planning répond en premier lieu au besoin de planifier la réalisation de travaux commandés à l’entreprise avec prise en compte des disponibilités des équipes d’ouvriers.

Le planificateur ou tout autre employé de l’entreprise enregistre les chantiers à planifier en amont dans le logiciel avec les coordonnées du client. Les chantiers sont alors planifiés selon les priorités et critères retenus par l’entreprise maître d’oeuvre. Par exemple la date d’acceptation du devis, la date souhaitée de début des travaux exprimée par le client et l’adresse du chantier.

Les ouvriers qui réalisent les travaux peuvent depuis leur smartphone visualiser en avance leur planning, consulter les consignes du conducteur des travaux et prendre connaissance des documents et photos du chantier. Ils ont même la possibilité de joindre des photos et des commentaires sur les travaux à réaliser.

Une autre fonctionnalité logicielle appréciée est la planification des interventions du Service Après-Vente.

De nombreuses entreprises du secteur du bâtiment notamment, ont besoin d’organiser des interventions SAV sur le site de leurs clients, qu’il s’agisse de cas d’urgence ou d’opérations réalisées dans le cadre d’un contrat de maintenance annuel.

Ces interventions SAV sont généralement planifiées avec une précision à l’heure près et ont une durée plutôt limitée (2 ou 4 heures selon les métiers concernés).

Le planificateur des interventions SAV renseigne les informations du client et la référence d’un contrat de maintenance. Le logiciel de planification comprend alors un fichier clients et un fichier des contrats d’entretien pour un suivi efficace des échéances annuelles dans la relation clients.
La localisation des clients sous contrat sur une carte de type Google Maps s’avère particulièrement utile pour aider le planificateur à optimiser les déplacements des techniciens SAV.

Le technicien SAV consulte depuis son smartphone les interventions affectées par le planificateur. Il indique pour chaque intervention si elle est terminée ou non, si une intervention complémentaire est requise et si des pièces de rechange doivent être remplacées. Le technicien joint alors des photos de la pièce à commander avec sa référence.

Des codes couleur définis pour le statut des interventions planifiées améliorent le suivi : par exemple une intervention peut être « à reprogrammer« , « terminée« , « à facturer« , « facturée » etc.

Toutes les entreprises qui emploient du personnel établissent à minima un planning de présence et d’absence à des fins d’organisation ou pour le versement des salaires en fin de mois.

Le logiciel de planning sur-mesure apporte une réponse adaptée et simplifiée par rapport à un logiciel de planning standard, un tableur Excel ou un tableau effaçable ou à fiches cartonnées.

Dans le cas où les horaires des employés sont variables d’une semaine à l’autre, le partage du planning avec les employés via leur smartphone apporte une souplesse inestimable et évite les déconvenues en cas de modifications de dernière minute.

Les hôteliers qui proposent la location d’un nombre important d’hébergements sont particulièrement concernés par la problématique de planification des réservations par leurs clients.

Dans ce cas, les ressources correspondent aux hébergements proposés à la location. La réservation de l’hébergement peut commencer au choix en début ou milieu de journée. Une planification dure un ou plusieurs jours entiers du lundi au dimanche.

Pour chaque réservation, les données du client sont renseignées ainsi que les informations en lien avec la réservation (acompte versé, réservation à confirmer, petit-déjeuner, repas, consommation mini-bar, etc.).